How to do digital meetings?

Was ist wichtig, um menschenfreundlich und zielgerichtet digitale Sitzungen zu leiten?

Erfahrungen von Lioba Diez und Anja Siebert-Bright, hier als pdf

In den vergangenen Wochen waren wir als “Spirit & Soul” Gastgeberin (host) von ganz verschiedenen digitalen Treffen: Pfarrkonventen, Besprechungen, Sitzungen, Vernetzungstreffen und von spirituellen -auch internationalen- Angeboten, bei denen sich die Teilnehmenden teilweise gar nicht kannten. Hier stellen wir unsere Erfahrungen und Empfehlungen zur Verfügung. Grundsätzlich haben wir erfahren: digitale Sitzungsleitung ist wie Fahrradfahren, man kann es nicht einfach so, sondern man muss -und kann- es lernen.

Wenn ihr Anregungen oder Kritik habt, meldet euch gern bei uns.

Allgemeines

• Warum überhaupt digitale Treffen? In der Zeit der physischen Kontaktsperre war es oft die einzige Möglichkeit miteinander in der Gruppe zu sprechen. Auch jetzt kann es sinnvoll sein, manche Treffen weiterhin digital durchzuführen. Der Vorteil ist, dass Zeit und Kosten für Transport wegfallen und dass Leute, die gerade nicht das Haus verlassen oder ganz woanders sind, auch an Sitzungen teilnehmen können. Voraussetzung für die Teilnahme an digitalen Sitzungen ist eine stabile Internetverbindung und digitale Endgeräte. Hilfreich ist eine innere Offenheit für das Medium.
  
• Das Digitale hat seine eigene Qualität. Es ist ratsam, analoge Strukturen nicht einfach 1:1 ins Digitale zu übertragen. Langatmige Vorträge werden nicht dadurch besser, dass sie online gehalten werden. Vielmehr ist die Aufmerksamkeitsspanne online begrenzter und es fällt viel weniger auf, wenn Teilnehmende nicht zuhören. Als Anregung für Online-Vorträge: kurz, fokussiert, abwechslungsreich, interaktiv. Im Vorfeld sollte sorgfältig geprüft werden: Welche Informationen können schon vorab verschickt werden bzw. wie kann der Informationstransfer auf andere Weise erfolgen als es mündlich vorzutragen?
  
• Digitale Sitzungen sollten nicht länger als 90 Minuten dauern. Nach dieser Zeit lässt die Konzentration spürbar nach. Wenn es doch nötig sein sollte, braucht es entsprechend Pausen. Grundsätzlich sollten bei jeder (digitalen) Sitzung im Vorfeld folgende Fragen beantwortet werden: Wofür brauchen wir die Sitzung überhaupt? Was ist ihr Ziel? Auf welchem Weg wollen wir das Ziel erreichen? Was soll hinterher anders sein? Dies könnte auch der Moment sein, zu dem Schluss zu kommen, dass manche Sitzungen nicht nötig sind – allein schon wenn man bedenkt, wieviel Arbeitszeit bzw. Lohn und Gehalt in eine Sitzung fliesst.

Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von digitalen Sitzungen

• Es hat sich bewährt bei Sitzungen in größerer Runde neben der inhaltlichen Leitung auch eine technische Leitung der Sitzung zu haben. Diese kann z.B. während der Sitzung Kleingruppen-Räume (Break-Out-Rooms) einrichten, den Überblick über die Meldungen der Teilnehmenden halten, die Redeliste führen oder im persönlichen Chat ggfs bei technischen Fragen helfen.
• Mehr noch als bei analogen Sitzungen braucht es eine gute Vorbereitung und Nachbereitung. Auch sollte im Vorfeld bedacht werden: Wie kann über das digitale Format Verbindung spürbar werden?
• Da die informellen Gesprächsmöglichkeiten rund um eine digitale Sitzung begrenzt sind, ist es hilfreich, wenigstens vor der Sitzung den Raum für Plaudereien oder anderes “offen” zu halten. Das heißt, der Sitzungsraum sollte schon vor dem offiziellen Sitzungsbeginn zugänglich sein: Sei es dadurch, dass der technische Gastgeber (host) schon vorher da ist und die Leute, die sich einwählen, gleich aus dem Warteraum in den Sitzungsraum lässt, oder dass auf einen Warteraum ganz verzichtet wird. Am Ende der Sitzung ist es sinnvoll, wenn eine*r der Verantwortliche*n noch ein paar Minuten bleibt. Bei Pfarrkonventen z.B. können sich im Anschluss auch noch kleine Arbeitsgruppen bilden, die vom host in einen Kleingruppen-Raum (Breakout-Room) geschickt werden.
• Ein “Einchecken” / Ankommen der Teilnehmenden zu Beginn der Sitzung ist hilfreich; die Form hängt freilich von der Größe und dem Ziel der Sitzung ab. Digital entsteht Verbindung besonders durchs Hören der Stimme. Das Einchecken kann durch eine Wie-geht‘s Runde am Anfang geschehen oder durch Gespräche in Breakout-Rooms in kleiner Runde. Als eine andere Möglichkeit wäre, dass jede Person die Gelegenheit bekommt, kurz (z.B. 30 Sekunden) etwas zu sagen; bei größeren Sitzungen kann dann das „Einchecken“ auch einfach dadurch geschehen, dass die Teilnehmenden vom host mit Namen begrüßt werden und sie den Impuls bekommen, dass auch sie kurz Hallo sagen… (allein schon um das Mikro zu prüfen.)

Insbesondere wenn sich Teilnehmende per Telefon zuschalten oder sehbehindert sind, ist die Namensnennung aller Beteiligten dringend notwendig.

• Mehr noch als bei analogen Sitzungen ist Methodenwechsel sinnvoll (z.B. Breakout-Räume, Screensharing, Musik). Denn gerade bei digitalen (verpflichtenden) Treffen sind alternative Möglichkeiten die Zeit zu verbringen nur einen Klick entfernt (Emails checken, Zeitung lesen etc.)
• Auch geistliche Formate und Andachten sind digital möglich. Spirituelle Formate online sind nochmal ein eigenes Kapitel. Hierzu werden wir im Herbst mit der Spiritualitätsbeauftragten eine Online-Werkstatt anbieten. Hier nur so viel: Probiert es aus!

Auch Schweigen und Beten sind möglich. Es ist ein anderes Schweigen, wenn alle Mikrophone an sind oder alle leise gestellt sind. Gemeinsames Beten z.B. das Vater unser- auch mit offenen Mikrofonen – ist möglich. Es ergibt ein besonderes Klangerlebnis, was unterschiedlich empfunden wird. Gemeinsam singen funktioniert technisch nicht – bzw. nur so, wenn eine Person singt, und alle anderen ihr Mikrofon ausgestellt haben und zuhause mit der Vorsänger*in mitsingen.

• Wenn das Programm für die Videokonferenz z.B. Zoom für manche Teilnehmenden noch unbekannt ist, macht es Sinn, diejenigen, die zum ersten mal dabei sind, schon 15 Minuten vor Sitzungsbeginn einzuladen, um sie mit einigen Funktionen (Audio an, aus, Video an, aus, Umbenennen, Chat, Hand heben) vertraut zu machen.
• Es ist hilfreich, dass jede*r Teilnehmer*in allein vor einem Bildschirm sitzt, weil dann alle gleich gut gesehen und Reaktionen eindeutig zugeordnet werden können. Wenn bei Treffen,  ein Teil analog zusammensitzt und andere sich einwählen, sollte das in der Vorbereitung und Moderation der Sitzung besonders berücksichtigt werden. 

Während der digitalen Sitzung

• Es ist hilfreich, gut vorbereitet und zentriert in die Sitzung zu gehen. Lieber weniger Sitzungen machen, und die gut vor- und nachbereitet.
• Beginne pünktlich und beende die Sitzung pünktlich oder früher.
• Je mehr Menschen an einer Sitzung teilnehmen, desto mehr Geräusche werden auch von den verschiedenen Orten übertragen (Hundebellen, Vögelzwitschern, Müllauto…). Daher ist es sinnvoll, wenn die Teilnehmenden sich während der Sitzung “muten”, also die Geräuschübertragung von ihrem Computer ausstellen und nur anmachen, wenn sie sprechen.
• Nur zur Info: Die Frustrationstoleranz der Teilnehmenden ist bei bei technischen Problemen oft geringer und verursacht schneller Stress als sonst.
• Weil es in der digitalen Sitzung weniger Möglichkeiten gibt, non-verbal oder mit Körpersprache zu sprechen bzw. verstanden zu werden, sollte die Sitzungsleitung auf andere Weisen Rückmeldung einholen. Zum Beispiel durch ein kurzes Zeichen – per Hand oder mit dem Reaktionsbutton – oder durch eine kurze Umfrage, deren Ergebnis dann auch gleich den Teilnehmenden gezeigt werden kann (vgl. eine Aufgabe für die technische Leitung).
• Meldungen während einer Online-Sitzung können entweder durch die Funktion “Handheben” angezeigt werden oder auch im Chat “angemeldet” werden. Wenn Teilnehmende durch ein Kürzel im Chat zeigen, dass sie sprechen wollen, kann dies auch differenziert werden: z.B. Kürzel “X” – ich möchte etwas sagen, Kürzel “D” ich will zu dem Thema, das gerade besprochen wird, einen Beitrag machen. Die Beobachtung der Meldungen würde z.B. in den Aufgabenbereich der technischen Leitung fallen. 
• Reaktionen müssen nicht nur mündlich erfolgen, sondern man kann auch bitten, dass die Teilnehmenden ein paar Worte im Chat schreiben. Bitte erwarte kein Multitasking der Teilnehmenden und lies die Einträge dann für alle laut vor.
• Nimm dir Zeit für das Ende der Sitzung bzw. plane ein ordentliches Ende. Dazu kann auch gehören, nochmal ein paar Stimmen der Teilnehmenden einzuholen; vielleicht auch speziell derer, die noch wenig oder nichts in Sitzung gesagt haben. Fragen könnten sein, wie sie die Sitzung, den Prozess oder das Format empfunden haben und auch wo sie ggfs  Ideen zur weiteren Verbesserung haben.  Wir lernen ja gerade alle im Umgang mit digitalen Möglichkeiten.
• Wenn jemand technische Probleme hat oder schwer verständlich ist, ist es wichtig, sich einen Moment Zeit dafür zu nehmen. Wenn die Verständnisprobleme daher rühren, dass die Internetverbindung schwach ist, kann es helfen, das Video auszuschalten, weil sich dann die Audioübertragung verbessert. 
• Digitale Sitzungen kosten Kraft. Es ist wichtig, auch entsprechende Rekreationszeiten einzuplanen und zu machen ; ). 

noch ein paar technische Hinweise bei der Benutzung von zoom

• Zoom war in den letzten Wochen in der Kritik. Zoom versicherte, an den Sicherheitslücken und dem Datenschutz zu arbeiten. Grundsätzlich ist es bei allen Meetings eine Abwägungsfrage, ob hierfür die Vorteile eines stabilen und leicht zu bedienenden Tools oder die damit verbundenen Risiken überwiegen.
• Zum Standort der Server: Seit Ende April 2020 erlaubt Zoom bestimmte Regionen als Standorte der Server, über die eine Videokonferenz abgewickelt wird, auszuschliessen. Um das zu tun: wähle dich über das Zoom Webportal als Administrator ein. Gehe auf Einstellungen /Meeting. Scrolle herunter, unter “In Meeting (Erweitert)” findest du “Select data center regions for meetings/webinars hosted by your account”. Dort kannst du entsprechend Regionen auswählen.

• Online Tutorials zur Benutzung von zoom auf deusch finden sich unter: https://support.zoom.us/hc/de/articles/360029527911-Live-Trainings-Webinare
•  Zur Sicherheit vor ungebetenen Gästen bzw. unangemessenem Verhalten in Videokonferenzen ist folgendes zu bedenken. Grundsätzlich ist neben der MeetingID auch ein Passwort sinnvoll. (Dies beugt vor, dass Leute zufällig Zahlen wählen und in dein Meeting gelangen.) Im Link, den du mit der Planung eines Treffens mit Passwort generierst, ist das Passwort schon enthalten.  Bei der Erstellung eines Meetings lässt sich auch ein Authentifizierungsprofil erstellen, das den Zutritt lediglich für registrierte Benutzer erlaubt oder auf bestimmte E-Mail-Domänen einschränkt.

Manche Angebote über Zoom z.B. Gottesdienste sollen aber bewusst öffentlich sein. Auch in diesem Fall macht es Sinn, ein Passwort für die Sitzung zu generieren (Schutz vor zufälligem Einwählen). Allerdings musst du, wenn es öffentlich ist, auch das Passwort bzw. den entsprechenden Link veröffentlichen.

• Wenn du willst, kannst du für dein Treffen einen Warteraum einrichten, dann musst du als Gastgeber (host), die Teilnehmenden in einem Extra-Schritt einlassen. Ob du allerdings Störenfriede auf diese Weise gleich erkennst, bleibt die Frage. Analog gibt es dieses Phänomen ja auch, jeder kann zu deiner öffentlichen Veranstaltung kommen.
• Wenn nun jemand bewusst deine Veranstaltung stört, kannst du als host sein Video und Audio ausschalten oder ihn ganz aus der Sitzung entfernen bzw. in den Warteraum zurückbringen. Dazu gibt es für den host unten an der Menüleiste einen Sicherheits-Button. Dort kannst du auch das Meeting sperren, wenn alle Teilnehmenden da sind bzw. sich keine weiteren mehr einwählen sollen. Hilfreich ist es auch, als Grundeinstellung zu wählen, dass entfernte Teilnehmer nicht wieder an der Sitzung teilnehmen können (vgl. Einstellungen; das wirkt freilich nur, wenn sie sich wieder vom selben technischen Gerät einwählen würden.)
• Außerdem ist es ratsam, als Grundeinstellung zu wählen, dass Screensharing nur vom Host und Co-Host gemacht werden kann, vgl. Einstellungen. Falls du es dann während der Sitzung doch zulassen willst, kannst du es beim Sicherheits-Button ändern.

Digitale Treffen zu planen und durchzuführen ist für uns alle Neuland. Es gibt noch viel zu entdecken! Wenn du Fragen, Hinweise oder Kritik an unseren Empfehlungen hast, kannst du dich gern bei uns melden: wir@spiritandsoul.org.